La fonction
administration de données localisées n'est généralement ni connue ni identifiée, pourtant elle est essentielle
pour le développement de l'information géographique dans tout organisme :
elle lui permet de gérer son patrimoine de données localisées. Les services
ayant une expérience en géomatique l'ont
rencontrée. Un exemple va l'illustrer.
Une mairie souhaite
croiser ses données du POS et du plan d’exposition aux risques avec les données
de la DRE, de la DDAF et de la DIREN. une convention de partenariat est passée
entre la mairie, la DDE, la DDAF et la DIREN définissant les conditions
techniques et juridiques dans lesquelles elles vont échanger entre elles
périmètres de captage, ZNIEFF… Aucun
détail ne semble avoir été négligé sur les aspects informatiques (format
d’échange, structure des données, etc.) ou juridiques (droits et devoirs des
parties par exemple). Pourtant, le responsable de l’étude à la mairie éprouve
de grandes difficultés quand il s’agit de croiser les données.
Perplexe, il constate
que zonage POS, périmètres de captage et PPR ne se superposent pas correctement
sur le fond Scan 25 de l’IGN, que des décalages existent entre des bois classés
en ZNIEFF et les zones correspondantes des POS, que les limites de la commune
sont différentes dans les différentes bases de données.
Il réunit les
responsables des trois administrations, pour comprendre les causes de la
mauvaise qualité des données qui lui ont été remises. Le représentant de chaque
service précise le mode d’obtention des données, leurs sources, leurs
conditions de numérisation, les référentiels utilisés, l’exhaustivité, la
précision des données. Il apparaît alors que le POS a été numérisé à partir des
fonds cadastraux et raccordés entre eux
pour constituer une couche continue. Par le fait, il est inévitable que son
zonage ne soit cohérent ni avec le
fonds IGN Scan 25, ni avec la couche des limites administratives de la BD
Carto, ni avec l’orthophoto et qu’il en soit de même des périmètres de captage
et des PER avec le Scan 25.
Le jugement sur la
qualité intrinsèque des données est ainsi appelé à être reconsidéré, pour faire
place à une appréciation globale sur les conditions de leur emploi simultané.
Le responsable de l’étude et les fournisseurs de données s’accordent pour
reprendre les zonages sur une base de référence commune et s’entendent pour
garantir la qualité des données qui seront échangées.
Par ailleurs, les quatre
organismes décident de confier à l’université voisine la réalisation d’un
catalogue des données géographiques partagé par toutes les administrations et
collectivités du département. La disponibilité et la connaissance de ces
informations constituent un préalable à la mise au point de conventions
d’échanges et de partenariats, de façon à ce que chacune des parties puisse,
pour ce qui la concerne, apprécier l’intérêt des données proposées et les
conditions de leur emploi.
* *
*
La description des
territoires nécessaires à l'exercice des missions des collectivités locales et
des services publics est, dans ses aspects géographique, démographique,
socio-économique, fournie sous forme numérique qui, seule, permet de bénéficier
des capacités d'analyse et de synthèse qu'offrent les techniques de traitement
de l'information.
Dans ce contexte, les
données rassemblées composent un patrimoine auquel, compte-tenu de son coût de
constitution et de maintenance, et de sa valeur d'usage et des changes, il faut
attacher la plus grande attention. Ce patrimoine réunit référentiel, données
d'intérêt général et données métier (voir infra la présentation de ces
différentes catégories). Ces différents groupes de données possèdent une valeur
intrinsèque, mais leur association, à la demande, apporte une valeur ajoutée qui
faite la richesse du patrimoine.
Administrer les données
dans un service, c'est être en situation de fournir sous une forme exploitable,
à tout organisme ou individu qui en exprime le besoin dans ces activités, un
sous-ensemble de ces données, qu'elles soient internes ou externes, dans une
collective locales, pour un département
ministériel ou un groupement professionnel.
Cette fiche présente les
différents aspects de l'administration de données localisées : données à
administrer, tâches à mettre en œuvre, organisation, outils. Mais elle vise
avant tout à convaincre les responsables et décideurs de l'importance de cette
fonction : ne pas la mettre en œuvre constituerait à coup sûr une erreur grave.
L'administration de données localisées est indispensable à la réussite des
démarches mobilisant l'information géographique.
Le cœur de
l'administration de données localisées est, comme son nom l'indique, la donnée
géographique. Autour des différents types de données rencontrées, les
différents acteurs intervenant bâtissent leurs propres stratégies. La
description de ce mécanisme amène à identifier les différentes facettes et
tâches que le responsable de la fonction d'administration de données localisées
aura pour mission de résoudre.
Les référentiels constituent la base commune nécessaire à la
construction des données produites par les services. Ils couvrent différentes
gammes d'échelle, moyenne (1/10000 - 1/25000), grandes (1/10000 - 1/2000) ou
très grande (11/000 - 1/200). Un référentiel est un ensemble cohérent de
données qui comprend une photographie du territoire, la description physique et
topographique de ce territoire, les limites administratives et les localisants
(adresse, P. R.). Cet ensemble est cohérent en termes de contenu, de date et de
précision. Son contenu est limité aux stricts besoins engendrés par la
nécessité de partage entre les utilisateurs. Son accès est financièrement aisé
(voir fiches CNIG N° 54 – Décision interministérielle et 57 - RGE).
Les questions que se
pose le responsable de la fonction administration de données sont les suivantes
:
-
à l ’intérieur
de mon service, tous les utilisateurs emploient-ils le référentiel ? tous y
ont-ils accès ? prennent-ils des initiatives concurrentes ? pourquoi ?
-
les partenaires de mon
service ont-ils acquis le référentiel ? sinon, pourquoi ? ont-ils (ou vont-ils)
engager des actions concurrentes ? quelle position dois-je prendre ?
-
les données du
référentiel reçues sont-elles conformes aux spécifications ? la qualité
est-elle satisfaisante ?
-
mon service
joue-t-il son rôle dans la mise à jour du référentiel ?
Les données d'intérêt général sont partagées par des groupes d'utilisateurs, elles sont utiles à la compréhension des territoires sans être indispensables à la production des données ; les donnés métiers sont relatives à l'exercice d'une profession. L'utilisation de ces données pose les questions suivantes :
-
comment est
organisée la diffusion et la mise à disposition auprès des utilisateurs
spécialisés ?
-
quelle est la qualité de
ces données : méthodes, dates, formats, …? existe-t-il des cahiers des charges
de numérisation ? une réception ?
-
les services
sont-ils moteurs, passifs ou opposés pour produire les données de leurs métiers
? et pour les mettre à disposition ?
-
la production de
ces données est-elle organisée ? programmée ? systématique ? et leur catalogage
?
-
y a-t-il des
restrictions à la diffusion ? pourquoi ? sont-elles justifiées ?
-
mon service est-il
légitime pour produire et mettre à jour ces données ?
Plusieurs types d'acteurs sont concernés par l'administration de données localisées, qui, en fonction de leur activité, ont des questionnements et des stratégies différentes :
-
les utilisateurs de
données : ont-ils eu connaissance des données, de leur existence, de leur
qualité ? Y ont-ils un accès satisfaisant ? Juridique : accord d'échange ?
Technique : format, conditions techniques d'accès ? Quels usages des données ont-ils
? Quelles sont les évolutions souhaitées dans la description des données ?
-
les producteurs de
données : des règles de production ont-elles été mis en place ? Les conditions
de mise à disposition, tant interne qu'externe ont-elles été définie ? Les modalités
de mise à jour également ? Sont-ils disponibles pour la production des données
et leur mise à disposition ?
-
les organismes
partenaires extérieurs : pour les producteurs de données, quelles sont les
conditions pour la mise à disposition des données (technique, juridique) ?
Quelle est la qualité des données produites, quel référentiel ont-ils utilisé ?
Pour les utilisateurs de données : les modalités de mise à disposition
sont-elles satisfaisantes ? Quels usages en sont-ils faits ? Quelles sont leurs
observations sur les données ? Quels sont les partenariats à développer ?
-
les producteurs
institutionnels : il s'agit essentiellement de l'IGN, de la DGI et de l'INSEE.
L'offre a-t-elle évolué récemment : nouveaux territoires, mise à jour ? Quelles
sont les stratégies nationales pour l'acquisition ? Les données des
référentiels sont-elles satisfaisantes ? À adapter ?
-
le gestionnaire du
système informatique : cette fonction support, très technique, est néanmoins
indispensable à la mise en œuvre du dispositif administration de données
localisées. Questions rencontrées : comment est assurée la sécurité des
différentes catégories de données ? (sauvegarde, restauration), quelle est la
qualité de l'accès : interne, externes ? La gestion du matériel, des réseaux et
des logiciels est-elle satisfaisante ou à adapter ?
-
le comité de
pilotage est une instance indispensable à la mise en œuvre de tout projet
d'administration de données localisées. Il est responsable de l'approche
préalable, de la définition des tâches prioritaires et de leur mise en place
progressive, des données à intégrer dans le catalogue, de la définition de la
politique des échanges avec l'extérieur, et de l'analyse du fonctionnement
interne (transversalité, données produites et utilisées, qualité).
Cette analyse des
données, des acteurs et des questions rencontrées permet de mettre en évidence
8 tâches pour la fonction administration de données localisées. Pour chacune
d’elles, la recherche de la satisfaction des demandes et besoins répertoriés
constitue l’objectif primordial. Partant de ce principe, les tâches sont
identifiées en se référant au cycle de vie des données.
-
la production des
données, qu’elle soit interne ou externe, est motivée par une demande claire
pour un usage précis. Elle requiert au préalable la définition des règles de production des données et la
connaissance des référentiels qui leur sont associés,
-
dès lors qu’elles
ont été établies, il convient naturellement de s’assurer de leur respect à la
livraison : la réception des données est
l’étape incontournable garantissant à l’utilisateur la conformité de la
production à son attente,
-
l’obtention d’une
production de qualité ne justifie pas à elle seule sa mise au patrimoine. Elle
doit être complétée par l’analyse des besoins et des usages déterminant le
niveau d’intérêt collectif de la donnée : c’est la tâche de sélection des données nouvelles à intégrer
au patrimoine,
-
les
utilisateurs potentiels du patrimoine doivent être informés de son contenu et
de ses possibilités d’usage. La description des lots de données constituant ce
patrimoine, dans un catalogue organisé et structuré doit lui fournir rapidement
la réponse à ses interrogations quant aux données disponibles sur les
territoires et les domaines, objets de ses études. Les tâches deux tâches de d’alimentation du catalogue d’une part, et de mise à disposition du catalogue d’autre
part sont dévolues à cet effet,
-
dans le même temps,
pour que l’utilisateur puisse accéder rapidement et commodément aux lots de
données de son choix, le patrimoine doit prendre une réalité physique résultant
de traitements informatiques. C’est le
stockage des données, l’alimentation du patrimoine,
-
les
données étant connues et physiquement disponibles, il convient d’en faciliter la mise à disposition avec des outils
et procédures prenant en charge cette tâche, allant de la prise de commande à
la livraison des données souhaitées. Des services complémentaires peuvent être
proposés à l’utilisateur pour lui faciliter l’intégration des lots de données
dans ses études ou ses applications. La boucle est ainsi bouclée :
l’utilisateur disposant de données qu’il a puisées dans le patrimoine est à
même de réaliser des traitements conduisant éventuellement à solliciter et à créer
de nouvelles données pouvant justifier leur intégration dans le patrimoine et
le placer de ce fait en situation de producteur,
-
enfin, ce
dispositif ne peut rendre les services attendus qu’appuyé par un ensemble
d’actions : assistance aux utilisateurs, concertation entre acteurs,
négociation avec les producteurs, information des partenaires, compte rendu à
la direction. Ce sont les composantes de la tâche d’animation du dispositif.
La mise en œuvre de la
fonction administration de données localisées s'apparente à une démarche de
projet classique : comité de pilotage impliquant le niveau décideur, chef de
projets, ... Sa mise en place est favorisée si différents services, producteurs
de données dans leurs missions, sont capables de l’alimenter d’une part, et
susceptibles d’en attendre des bénéfices d’autre part. La participation active
aux démarches de partenariat local ne
peut qu’enrichir les pratiques et le patrimoine des données. Elle doit
constituer un axe stratégique fort tant de la professionnalisation des métiers
que de la diffusion des données publiques.
Sa mise en œuvre suppose une phase de réflexion préalable réunissant dans un comité de pilotage producteurs et utilisateurs de données, gestionnaires du système informatique. Sous l’autorité du directeur, ce comité animé par un chef de projet, éventuellement assisté par un expert-consultant, doit s’attacher à analyser la situation existante dans le service - référentiels disponibles, flux et usages des productions, diffusion des données, acteurs concernés - et proposer les décisions à prendre pour répondre aux attentes et permettre une montée en charge progressive du dispositif.
La fonction doit être
localisée avec soin dans l’organigramme ; sa vocation stratégique et
transversale doit y être affirmée et les conditions de son fonctionnement
pérenne garanties. Aussi, le comité directeur est-il appelé au-delà de la mise
en place, à en effectuer le suivi par des évaluations périodiques, portant sur
les référentiels, la production, l’usage, les demandes et la diffusion des
données, l’évolution du patrimoine et du catalogue.
Cette fonction recouvre
en elle-même plusieurs métiers : animation, gestion informatique, gestion du
catalogue, organisation des échanges de données, .. Elle ne correspond donc pas
directement à un emploi spécifique, mais doit se traduire par une
identification très claire du chef de projet et la description précise des
différentes tâches à accomplir. Le responsable de la fonction administration de
données localisées doit :
-
être à l’écoute des
besoins des services,
-
veiller à la
satisfaction des utilisateurs en les conseillant sur les données à exploiter,
voire en leur apportant une assistance ponctuelle,
-
faire preuve de
rigueur et de pragmatisme pour proposer de porter au patrimoine de données les
seuls éléments nécessaires à la collectivité,
-
tenir informés le
comité de direction et les producteurs sur les commandes des uns, sur les
produits réalisés par les autres et sur les nouveautés à inclure au patrimoine,
-
bénéficier de
l’assistance de la cellule informatique,
-
avoir le sens des
relations pour réunir les compétences, fédérer les points de vue des acteurs du
processus et communiquer sur les apports effectifs et potentiels du dispositif.
Conseil National de l’Information
Géographique
La mise en place de la fonction administration de données dans
un organisme correspond à une nécessité dans le cadre du développement de ses
activités information géographique. Elle constitue une démarche obligatoire pour
que les investissements engagés soient pérennisés. Au-delà, deux enjeux sont
rattachés à cette fonction, d’une part de modernisation des services, d’autre
part l’engagement de partenariats et coopérations entre collectivités locales
et services de l’Etat.
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